Sau khi tạo vùng nhập liệu ảo, trên sheet nhập liệu sẽ hiển thị các trạng thái vùng dữ liệu như sau:
- Vùng màu xanh: Người dùng được phép nhập liệu và chỉnh sửa
- Vùng màu xám: Dữ liệu bị khóa, người dùng không được phép thao tác
Thông qua các vùng nhập liệu được tạo trên máy chủ, quản trị viên có thể thiết lập nhiều cơ chế quản lý dữ liệu như:
- Quy định user được nhập liệu tại dòng nào
- Giới hạn phạm vi được phép chỉnh sửa
- Ẩn các cột hoặc dòng không muốn hiển thị
- Thiết lập quyền xem, sửa, xóa hoặc phê duyệt dữ liệu
- Khóa dữ liệu sau khi hoàn tất kiểm tra hoặc báo cáo
Nhờ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát dữ liệu chi tiết theo từng người dùng hoặc từng nhóm làm việc ngay trên cùng một file Excel.
Khi gán các cột hệ thống, các bạn cần khai báo chính xác vị trí từng cột. Trong ví dụ này:
- Cột ghi nhận User và Thời gian máy chủ được thiết lập tại cột L:M
- Cột Approve/Phê duyệt được thiết lập tại cột N
Sau khi cấu hình xong, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin trên từng dòng dữ liệu khi người dùng nhập liệu, bao gồm:
+ Tên tài khoản nhập liệu
+ Thời gian nhập dữ liệu trên máy chủ
+ Trạng thái phê duyệt dữ liệu
Thiết lập thời gian khóa dữ liệu
Mục Thời gian đợi khóa mặc định là -1, nghĩa là dữ liệu sau khi nhập sẽ không bị giới hạn thời gian chỉnh sửa.
Nếu muốn tự động khóa dữ liệu sau một khoảng thời gian nhất định, bạn chỉ cần nhập số phút tương ứng theo nhu cầu. Ví dụ:
+ Nhập giá trị 10 → Sau 10 phút kể từ thời điểm nhập liệu, người dùng sẽ không thể sửa dữ liệu đó nữa.
Tính năng này giúp hạn chế việc chỉnh sửa ngoài ý muốn sau khi dữ liệu đã được cập nhật.
Thiết lập ẩn cột – ẩn dòng
Mục Ẩn cột / Ẩn dòng cho phép quản trị viên ẩn các vùng dữ liệu không muốn máy khách nhìn thấy.
Ngoài ra, nên tích chọn mục Protect (đặt mật khẩu) để:
- Ngăn người dùng tự mở lại các cột hoặc dòng đã ẩn
- Tăng tính bảo mật cho dữ liệu quan trọng
Mục Allow Uploaded (Cực kỳ quan trọng)
Đây là thiết lập quyết định dữ liệu có được đồng bộ giữa máy khách và máy chủ hay không.
- Khi chọn Allow Uploaded:
+ Cho phép nhập và cập nhật dữ liệu từ máy khách lên máy chủ
- Khi bỏ chọn:
+ File chỉ hoạt động ở chế độ xem hoặc trích lọc báo cáo. Tính năng này thường được sử dụng cho các file báo cáo riêng hoặc các trường hợp chỉ cần xem dữ liệu mà không cần cập nhật lên hệ thống chung.
Thiết lập phân quyền chi tiết
Để phân quyền chi tiết cho từng nhóm người dùng, vào mục:
Set Permission for Group / Thiết lập nhóm và phân quyền
Sau đó:
- Chọn sheet cần mở
- Chọn vùng nhập liệu cần phân quyền
- Thiết lập các chức năng tương ứng như:
- Chỉ đọc: Xem dữ liệu
- Định dạng: Sửa/xóa dữ liệu
- Sao chép
- In ấn: in báo cáo...
- Xác nhận
- Phê duyệt/Hủy phê duyệt
Nhờ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát dữ liệu chặt chẽ theo đúng quy trình làm việc của từng bộ phận.
- Check: Đánh dấu dữ liệu đã được kiểm tra
- Approve: Phê duyệt dữ liệu, khóa không cho chỉnh sửa sau khi duyệt
- Dis-Approve: Hủy trạng thái phê duyệt để cho phép chỉnh sửa lại dữ liệu
Sau khi tài khoản được phân quyền sử dụng tính năng Phê duyệt/Hủy phê duyệt, người dùng có thể thao tác bằng cách nhấp chuột phải vào dòng dữ liệu đã nhập và chọn Approve/Phê duyệt.
Khi dữ liệu trên máy chủ đã được chuyển sang trạng thái Approve/Phê duyệt, chính người đã nhập liệu sẽ không thể sửa hoặc xóa dòng dữ liệu đó nữa. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và ổn định của số liệu sau khi đã được kiểm tra hoặc báo cáo.
Trong trường hợp cần chỉnh sửa lại dữ liệu đã phê duyệt, người nhập liệu phải đề nghị cấp quản lý hoặc người có quyền cao hơn thực hiện Hủy phê duyệt để mở quyền chỉnh sửa.
Ví dụ: Trong một file quản lý dữ liệu theo tháng, nhân viên được phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, sau khi số liệu đã được in báo cáo và gửi cho cấp trên, dữ liệu nguồn sẽ không được phép thay đổi nữa. Lúc này, quản trị viên hoặc người quản lý sẽ thực hiện thao tác Phê duyệt để khóa dữ liệu, ngăn người dùng tiếp tục chỉnh sửa dù trước đó đã được cấp quyền sửa dữ liệu.
Ngoài ra, trong nhóm người dùng, tài khoản được phân quyền Leader có thể:
+ Sửa dữ liệu của các thành viên trong nhóm
+ Kiểm tra và hỗ trợ xử lý dữ liệu trước khi phê duyệt
+ Phối hợp quản lý dữ liệu trong phạm vi nhóm phụ trách
Giải pháp phân quyền của A-Tools giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu trên Excel một cách an toàn, linh hoạt và chuyên nghiệp hơn mà không cần đầu tư hệ thống phần mềm phức tạp.
Với cơ chế phân quyền chi tiết theo:
- Người dùng
- Nhóm người dùng
- Sheet
- Vùng dữ liệu
- Chức năng thao tác
Doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác ai được xem, ai được nhập liệu, ai được sửa, xóa hoặc phê duyệt dữ liệu.
Một trong những điểm mạnh của A-Tools là khả năng phân quyền theo vùng dữ liệu rời rạc trên cùng một sheet Excel. Nhờ đó:
- Mỗi phòng ban chỉ nhìn thấy phần dữ liệu liên quan
- Dữ liệu nhạy cảm được ẩn với các tài khoản không có quyền
- Vẫn sử dụng chung một file Excel duy nhất
Hệ thống còn hỗ trợ:
- Khóa dữ liệu sau khi phê duyệt
- Theo dõi người nhập liệu
- Làm việc nhiều người cùng lúc
- Tránh ghi đè dữ liệu
- Kiểm soát quy trình nhập liệu theo cấp quản lý
Liên hệ hệ được hỗ trợ trực tiếp:
(*) Tel/Zalo: 0965556989 - support@bluesofts.net