Nhập liệu nâng cao liên kết tới CSDL bên ngoài bằng SQL - Ví dụ liên kết đến Excel và SQL Server
Trong doanh nghiệp chúng ta sử dụng nhiều công cụ, phần mềm, ở những phần mềm đó đang nhập liệu vào những cơ sở dữ liệu (CSDL) khác nhau như SQL Server, MySQL, Oracle, Access, Excel,... Những người làm tổng hợp dữ liệu trên Excel cần liên kết đến nguồn dữ liệu bên ngoài này để lấy thông tin, làm báo cáo. Việc dùng SQL là cách chuẩn chung khi làm việc với hệ quản trị CSDL, đây là cách tổng quát và rất mạnh mẽ để liên kết dữ liệu.
Liên kết đến Excel, Access bằng SQL
- Bước 1:
(1) Chọn vùng nhập liệu -> Menu A-Tools, chọn "Nhập liệu nâng cao"/"Adanvced Input"
(2) Tại màn hình "Adanvced Input" chọn "External Source"
(3) Tại màn hình "Data Source" chọn "SQL/Recordset"
(4) Màn hình SQL, nhìn sang phải chọn "Database" -> Chọn Excel/Access từ menu.
Từ lệnh này bạn sẽ chọn đường dẫn của một tập tin Excel hoặc Access đầy đủ.
- Bước 2:
Tạo lệnh SQL để lấy ra bảng dữ liệu, bảng dữ liệu này chính là nguồn cho Nhập liệu nâng cao tìm kiếm.
Để tạo lệnh SQL bạn có thể tự nhập bằng tay hoặc dùng "SQL Builder" để tự tạo qua các bước dùng chuột kéo thả. Từ màn hình SQL Builder bạn chỉ cần dùng chuột kéo tên bảng dữ liệu từ cửa sổ bên phải thả vào cửa sổ bên trái rồi tick chọn các cột cần lấy, tạo điều kiện nếu cần là nó sinh ra câu lệnh SQL phía dưới.
(SQL Builder tự tạo câu lệnh SQL)
Chọn "Next"/"Tiếp tục" bạn nhận được câu lệnh SQL trong màn hình "Data Source"
Bấm nút "Save"/"Lưu" để về màn hình "Advanced Input"
- Bước 3: Chọn nút "Add"/"Thêm" để hoàn thành việc lưu thiết lập cho Nhập liệu nâng cao.
Bây giờ bạn có thể nhập nội dung văn bản trên sheet để Nhập liệu nâng cao tìm và lọc dữ liệu cho bạn ngay lập tức.
(Kết quả là tại vùng nhập liệu cho phép tìm và lọc rất nhanh dù dữ liệu nguồn có hàng trăm ngàn dòng. Tìm bất kể thông tin gì sẽ lấy về mã - thông tin cần lấy cho bạn.)
Nhập liệu nâng cao của Add-in A-Tools dùng chính con trỏ soạn thảo trên bảng tính Excel để tìm kiếm chứ không phải tạo ra một TextBox hay ComboBox chèn trên sheet. Các thao tác nhập liệu mềm dẻo từ Excel kết hợp tìm và lọc nhanh từ Nhập liệu nâng cao giúp bạn nhập liệu rất nhanh trên Excel với việc tìm và lọc thông tin trên nhiều cột trong khi nhập liệu.
Liên kết đến SQL Server hay bất kể CSDL nào
Phần hướng dẫn với SQL Server bạn có thể làm gần như tương tự với các CSDL khác như MySQL, Oracle,...
Quy trình giống như làm với Excel, Access:
+ Bước 1: Chọn "MySQL, SQL Server....ConnectionString" từ menu mục.
Bạn có thể xóa trắng mục ConnectionString để vào thẳng Bước 2 chọn SQL Builder cho nhanh.
+ Bước 2: từ màn hình "Data Source" chọn "SQL Builder" sẽ xuất hiện cửa sổ "A-Tools SQL Builder"
Từ màn hình này, bấm vào mũi tên phía phải nút "Database - DBKEY" chọn "MySQL, SQL Server....ConnectionString" từ menu.
Xuất hiện cửa sổ "Data Link Properties":
- Mục (1) chọn Provider hay Drive của loại CSDL bạn muốn kết nối. Ví dụ này chọn "Microsoft OLE DB Drive for SQL Server"
- Chọn "Next >>"
Xuất hiện màn hình để nhập thông tin kết nối đến máy chủ và CSDL.
Tại màn hình nhập thông tin kết nối "Data Link Properties"
1. Select or enter server name: chọn địa chỉ máy chủ và Instance của SQL Server: nếu kết nối tại máy tính của mình (local) nhập ".\SQLExpress". Nếu kết nối đến máy tính khác "192.168.1.10\SQLExpress" (địa chỉ IP thực tế của bạn sẽ khác). "SQLExpress" là tên Instance của SQL Server thường tên như vậy khi cài đặt, nếu phần mềm hay bạn cài thủ công thay đổi tên khác thì bạn phải dùng tên thay đổi đó, như máy tính của tôi là "SQLExpress01". Địa chỉ IP có thể thay bằng domain nếu công ty bạn cho phép kết nối online.
2. Enter information to log on: chọn phương thức kết nối theo "Windows Authentication" hoặc SQL Server. Kết nối đến máy tính khác thường phải chọn "SQL Server Authentication" sau đó nhập User, Password.
3. Select the database: chọn tên CSDL bạn muốn kết nối đến. Ví dụ tôi chọn "qlkho".
Trước khi hoàn tất nên nhấn nút "Test Connection" để xem đã kết nối thành công chưa?
Để hoàn thành thiết lập kết nối chọn "Ok". Ta có kết quả nhận được chuỗi ConnectionString cùng với câu lệnh SQL như dưới đấy:
Chọn "Save"/"Lưu" sau đó chọn "Add"/"Thêm" để hoàn tất thiết lập.
Các bạn thấy toàn bộ thao tác chỉ cần dùng chuột, không cần bạn phải hiểu về SQL mà vẫn tạo ra câu lệnh SQL cơ bản, các kết nối đến database. Nếu bạn am hiểu lĩnh vực SQL thì sẽ tạo ra câu lệnh SQL lấy thông tin có chắt lọc và đạt mục đích cao hơn.
Toàn bộ bài hướng dẫn Nhập liệu nâng cao kết nối tới Excel, SQL Server bằng SQL tôi trình bày trong video "
Tạo báo cáo tổng hợp kết nối đến CDL bên ngoài, chỉ dùng chuột" tại đây:
Bạn hoàn toàn có thể kết nối bằng SQL mà nguồn dữ liệu lấy từ máy chủ bằng việc chọn "A-Tools Server". Tức là với CSDL Excel, Access bạn vẫn kết nối bằng SQL theo mô hình Client - Server qua địa chỉ IP chứ không phải share folder qua mạng LAN.
Bài hướng dẫn sau tôi sẽ trình bày về cách kết nối để lấy dữ liệu từ Google Sheets (trên Google Drive), Excel Online (trên OneDrive).