Trong Microsoft Excel thông thường:
Nhiều người cùng nhập liệu rất dễ ghi đè dữ liệu của nhau, không thể biết ai là người nhập hay chỉnh sửa dẫn đến dữ liệu có thể bị nhập hoặc xóa nhầm mà không kiểm soát được.
Video dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng A-Tools để giải quyết triệt để các vấn đề trên, giúp làm việc nhóm trên Excel an toàn và hiệu quả hơn.
Trước khi bắt đầu thao tác các bạn cần chuẩn bị:
Bước 1: Cài đặt phần mềm A-Tools:
- Đăng nhập vào website Bluesofts.net vào mục phần mềm chọn Add-in A-Tools
Website: https://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/a-tools-truy-van-loc-soan-thao-va-quan-tri-du-lieu-excel-qua-mang.html
- Tìm mục Download / Tải về/ Điền đầy đủ thông tin sau đó chọn Download khi đó hệ thống sẽ gửi bộ cài về email, các bạn vào email để tải về và cài đặt trên máy.
Bước 2: Chuẩn bị File Excel cần chia sẻ và máy tính có kết nối mạng LAN hoặc Internet để các máy có thể truy cập.
Dù file Excel có cấu trúc bất kỳ, nhưng nếu muốn nhiều người nhập chung 1 sheet, phải tuân thủ: Sheet nhập liệu (ví dụ: Contract) ở cuối bảng, bắt buộc có 3 cột:
- Cột User: Ghi người nhập
- Cột Time: Ghi thời gian nhập
- Cột Approve: Trạng thái duyệt
Đầu tiên chúng ta cần phải đăng nhập tài khoản để tạo máy chủ. Vào A-Tools/Tạo máy chủ tài khoản ngầm định
- User là Admin
- Password để trống.
Sau khi đăng nhập: Ghi lại địa chỉ IP đây là thông tin để máy khách kết nối đến.
Để khai báo file Excel được chia sẻ chúng ta vào mục: Excel Files for Sharing chọn file cần chia sẻ. Máy chủ có thể chứa nhiều file nhưng chỉ file khai báo ở đây mới mở được từ máy khách. Tiếp theo chọn sheet cần chia sẻ, trong ví dụ này chọn sheet: Contract hợp đồng là sheet nhập liệu chính.
Để tạo vùng nhập liệu cách làm như sau:
Cách làm:
Giữ Ctrl → chọn nhiều vùng
Ví dụ:
ID hợp đồng
Giá trị
Nội dung
Sau khi tạo vùng nhập liệu ảo khi nhìn trên sheet nhập liệu sẽ thấy vùng màu xanh: được nhập
Vùng màu xám còn lại: bị khóa