Để thêm danh mục từ mẫu file Excel có sẵn vào phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver ta làm theo các bước sau:
Bước 1: Điền thông tin vào file Excel mẫu có sẵn
- Mở file mẫu theo đường dẫn : C:\Program Files hoặc Program Files (x86)\BS Silver \Phan mem quan ly kho\Mẫu nhập danh mục
- Nhập dữ liệu vào từng sheet trong file
VD: Nhập Dữ liệu sheet HANGHOA:
Hình 1: Mẫu nhập danh mục vật liệu sản phẩm, hàng hóa
+ Thông tin chung: Là thông tin về sản phẩm: Tên, quy cách, xuất xứ, phương pháp tính giá…
- Đơn giá: bao gồm chi tiết về đơn giá mua vào và đơn vị tính đầu vào của hàng hóa,
nguyên vật liệu.
- Gía bán: thông tin về giá bán và đơn vị tính đầu ra của hàng hóa, nguyên vật liệu bán ra.
- Tồn kho: Lượng tồn kho của nguyên vật liệu sản phẩm hàng hóa tại thời điểm người dùng xem.
- Tồn kho an toàn: Là lượng tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp xác định lượng tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng thiếu hàng khi cần thiết.
- Tồn tối đa: Là lượng tồn kho tối đa, doanh nghiệp xác định lượng tồn kho tối đa để tránh tình trạng tồn quá nhiều hàng trong kho.
- Ngày cảnh báo: Người dùng thiết lập một ngày cố định trong tháng để làm ngày cảnh báo nhắc nhở cho mục tồn kho an toàn và tồn kho tối đa.
+ Mục tồn kho an toàn, tồn kho đối đa, hoặc ngày cảnh báo là mục không bắt buộc người dùng có thể bỏ qua không điền thông tin
+ Nếu giá mua vào, và giá bán ra của sản phẩm hàng hóa, vật tư là cố định, khách hàng nên điền thông tin về giá mua vào và xuất bán, khi lên phiếu nhập xuất phần mềm sẽ tự động lên giá mua vào và bán ra, người dùng không phải điền thông tin về giá.
Tương tự như các danh mục khác: NHACUNGCAP, KHACHHANG, NHANVIEN, KHO, VUVIEC, NHOMHANG, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT người dùng ghi đầy đủ thông tin chung và thông tin chi tiết về danh mục.
Bước 2: Nhập dữ liệu danh mục từ file mẫu vào phần mềm
Để nhập dữ liệu tập tin này vào phần mềm , người dùng mở "PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BS SILVER", vào menu "DỮ LIỆU"->"NHẬP VÀ XUẤT DỮ LIỆU"->"NHẬP DỮ LIỆU TỪ CSDL NGOÀI".
Hình 2: Nhập danh mục V.Liệu, S.Phẩm, H.Hóa từ tệp bên ngoài
+ Tệp nguồn: người dùng chỉ tới đường dẫn lưu file Mẫu nhập danh mục
+ Danh mục: Chọn danh mục cần nhập. VD hình đây là Danh mục V.Liệu, S.Phẩm, H.Hóa
+ Bảng/sheet nguồn: Chọn danh mục sheet nguồn tương ứng. VD hình trên là Danh mục V.Liệu, S.Phẩm, H.Hóa
+ PP tính giá vốn: người dùng có thể chọn theo các phương pháp sau:
- AVG - Bình quân liên hoàn
- AVG - Bình quân liên hoàn
- LIFO - Nhập sau xuất trước
- Thực tế đích danh
Người dùng hoàn toàn có thể thay đổi phương pháp tính giá sau khi đã chọn một phương pháp tính giá cho sản phẩm đã được nhập tự động từ danh mục vào phần mềm.
+ Trường hợp trong file mẫu có tồn đầu hàng hóa, người dùng tích vào mục "Tạo chứng từ tồn đầu"
+ Kho: Người dùng chỉ định một kho để nhập tồn đầu cho hàng hóa.
Người dùng làm theo màn hình chỉ dẫn rồi thực hiện là thành công.
CHÚ Ý:
CÁC SHEET TRONG TỆP TIN LÀ MẪU ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM.
NGƯỜI DÙNG KHÔNG ĐƯỢC SỬA TÊN SHEET, TÊN CỘT, HAY CẤU TRÚC CỦA CHÚNG.
NGƯỜI DÙNG CHỈ CẦN NHẬP DỮ LIỆU VÀO CÁC DÒNG SAU DÒNG TIÊU ĐỀ CỘT.
CÁC CỘT MÀU ĐỎ LÀ TRƯỜNG BẮT BUỘC
HÃY ĐỌC COMMENT TẠI CÁC CỘT ĐỂ BIẾT QUY ĐỊNH SỐ KÝ TỰ TỐI ĐA CỦA TỪNG CỘT.
Hình 3: Thông tin các trường bắt buộc của danh mục
1. Trong PHIEU NHAP, PHIEU XUAT:
- Import/nhập tự động danh mục hàng hóa trước.
- MADOITUONG,TENDOITUONG - Là mã, tên khách hàng nếu là phiếu xuất. Là mã, tên nhà cung cấp nếu là phiếu nhập
- SOPHIEU - là số hóa đơn nhập, xuất. Không được để trống.
- Đảm bảo dữ liệu không có bất kỳ lỗi nào: #N/A, #VALUE,#NAME,….
- PHIEU XUAT- chỉ nhập giá bán nếu có, giá vốn xuất kho phần mềm tự động tính
- Sau khi nhập tự động các chứng từ cần chạy chức năng "Sửa, tính lại giá vốn" trong menu "Công cụ".
2. Để nhập danh mục hàng hóa, số tồn đầu trong kho vào sheet "HANGHOA"
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách cách thêm danh mục từ mẫu file Excel vào phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver. Nếu bạn cần giải đáp vướng mắc hoặc hỗ trợ thêm hãy gửi email lại cho chúng tôi.
Tải bộ cài phần mềm dùng thử tại đây:
DownloadRất vui được hỗ trợ quý khách.
Trân trọng cảm ơn!