Từ ngày máy vi tính được sử dụng phổ biến, quản lý kho hàng bằng excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất – giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý kho bằng Excel không chỉ đã trở nên lỗi thời mà còn có thể dẫn đến thất thoát do sai sót trong việc tính toán.

  Sử dụng phần mềm BS SILVER để quản lý kho là một cách quản lý hiện đại, đơn giản và thực sự hiệu quả, giải quyết toàn bộ những vấn đề của việc quản lý kho.

Sai sót hoặc mất dữ liệu

Khác với những khâu khác trong quy trình của bán lẻ, quản lý kho là khâu đặc thù và yêu cầu cao về độ chuẩn xác của số liệu, độ nhanh nhạy và tức thời – điều đó có nghĩa, nhân viên quản lý kho phải là người cẩn trọng, có cường độ làm việc nhanh, có khả năng chịu được áp lực công việc rất lớn. Thế nên, việc sai sót hoặc mất dữ liệu là điều khó tránh khỏi trong công tác quản lý kho nếu không có công cụ hỗ trợ tốt.

Việc nhập số liệu trên file excel khi nhập hoặc xuất hàng hóa rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng hàng hóa quá nhiều hoặc do người nhập không tập trung. Chỉ cần nhập chênh một con số là đã có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu giữa khâu nhập và xuất, ảnh hưởng đến cả bộ phận kho và bộ phận bán hàng. Không những thế, việc lưu trữ thông tin hàng hóa bằng excel còn rất dễ mất dữ liệu vì tập tin đó chỉ được lưu trên máy tính nhập liệu, nếu tập tin này mất do vô ý hoặc máy tính bị nhiễm virus thì tất cả thông tin đều mất hết, như thế đồng nghĩa với việc phải tái tạo lại dữ liệu từ đầu.

Chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch cùng với phần mềm của BLUESOFTS khâu nhập, xuất kho sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đối với mỗi loại hàng hóa, cần được quy ước một mã vạch riêng để đầu đọc mã vạch “nhận dạng” đúng hàng hóa trong kho, các sản phẩm sẽ dễ dàng và nhanh chóng được cập nhật lên phần mềm mà không cần lo lắng việc nhầm lẫn dữ liệu. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS SILVER lưu mọi thông tin trên cơ sở dữ liệu

Quản lý kho bằng Excel không chỉ đã trở nên lỗi thời mà còn có thể dẫn đến thất thoát do sai sót trong việc tính toán

Khó khăn trong tính toán bằng các hàm  rắc rối

Quản lý kho bằng excel cũng đồng nghĩa với việc học và nhớ những hàm tính khá rắc rối, mặc dù hiệu quả hơn cách tính toán thông thường nhưng chỉ cần sai một dữ liệu và sẽ dần đến việc sai toàn bộ kết quả, ảnh hưởng đến báo cáo doanh số, doanh thu.

Với phần mềm BS SILVER, nhân viên kho chỉ cần nhập thông tin lên phần mềm, là sẽ nhận được kết quả chính xác, bởi phần mềm đã được lập trình sẵn các công thức tính toán phức tạp, tiết kiệm được thời gian, công sức của nhân viên kho.

Không bảo mật, dễ bị lộ dữ liệu

Các thông tin được cập nhật trên Excel và lưu trữ trên máy tính rất dễ bị lộ dữ liệu. Thậm chí kể cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng không thể hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng thường được nhiều người sử dụng để phục vụ cho công việc  và rất khó để đề phòng được tất cả mọi người.

Với chức năng phân quyền nhân viên rất rõ ràng: chỉ cho phép những người có quyền được thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu. Hơn thế, Các nghiệp vụ này được tiến hành thông suốt khi mỗi nhân viên của cửa hàng sử dụng hệ thống chỉ được phép làm việc cung cấp và bổ sung thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình nên không lo ngại về sự gián đoán khi làm việc. BS SILVER không những đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu mà còn giúp người quản lý dễ xác định được điểm yếu trong hệ thống nếu có vấn đề phát sinh

Phần mềm quản lý kho BS SILVER  đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu

Khó chủ động trong việc đề xuất nhập mới hàng hóa

Quản lý kho tức là quản lý số liệu của: nhập kho, xuất kho – 2 số liệu này luôn phải được cập nhật và đảm bảo sự đồng nhất về dữ liệu. Điều đó có nghĩa là nếu muốn có kết quả chính xác từng phút một thì khi bán một mặt hàng nào đó ra, nhân viên bán hàng ngay lập tức phải báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật hàng hóa tồn kho cho chính xác – trên thực tế, việc này chắc chắn không thể thực hiện được thường xuyên bởi nhiều lý do khác nhau như: quá đông khách, nhân viên quên cập nhật,… Cũng vì thế, chỉ đến khi kiểm kho mới có thể có con số chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng sắp hết hay còn tồn quá nhiều cũng sẽ không được cập nhật chi tiết, quản lý sẽ khó có định hướng cho việc nhập hàng tiếp theo.

Với chức năng tổng hợp báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho của BS SILVER, các nhà bán lẻ có thể chủ động trong việc lên kế hoạch nhập những hàng hóa gần hết, ngừng nhập hàng hóa còn tồn để đảm bảo công việc kinh doanh được thuận lợi.

Ngoài ra, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS SILVER còn cho phép tổng hợp báo cáo doanh số và doanh thu bán hàng theo thời điểm thực, các nhà bán lẻ sẽ có cái nhìn tổng quát về lượng tiền mặt của cửa hàng để chủ động trong việc quay vòng vốn lưu động.