Từ Excel cho phép đồng bộ dữ liệu lên Google Sheets và Excel Online theo cách thức real-time hoặc đồng bộ cả file Excel.. Từ môi trường Excel bạn nhập liệu bằng tay hay chạy các phần mềm trên Excel, code VBA, add-in thay đổi dữ liệu trên sheet thì dữ liệu đồng bộ ngay lập tức lên các nền tảng Google Sheets (lưu trên Google Drive), Excel Online (lưu trên OneDrive). Với DropBox bạn có thể đồng bộ cả file. Đây là một trong các tính năng rất mạnh mẽ của
Add-in A-Tools.
Chức năng này chỉ có từ Add-in A-Tools v10.x
Nguyên tắc sử dụng và an toàn thông tin người dùng
Sau khi cài đặt Add-in A-Tools trong Excel vào menu A-Tools bạn mở màn hình quản trị dữ liệu trên các dịch vụ lưu trữ đmá mây Google Drive, OneDrive, DropBox. Để mở tập tin trên đó về môi trường Excel A-Tools tuân thủ nguyên tắc truy cập và quyền hạn do nền tảng lưu trữ đám mây quy định để đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân của người dùng. Vì vậy trước khi lấy dữ liệu từ cloud về người dùng cần thực hiện bước "Đăng nhập" để
xác thực và
ủy quyền cho Add-in A-Tools được lấy dữ liệu hay không. Nếu bạn không cấp phép dịch vụ nào thì dịch vụ đó sẽ không thực hiện được. Quy trình này hoàn toàn do Google và Microsoft, Dropbox (những dịch vụ cloud mà bạn sử dụng) thực hiện theo
giao thức OAuth 2.0 chứ không phải A-Tools tự làm nên bạn cần hiểu
A-Tools không thể biết thông tin đăng nhập cũng như không thể tự ý truy cập vào dữ liệu của bạn.
Các điều khoản thỏa thuận của Add-in A-Tools với các dịch vụ lưu trữ đám mây
- Google:
Privacy Policy,
Terms of Service
- Microsoft:
Privacy Policy,
Terms of Service
Đăng nhập và cấp phép
Điều kiện truy cập vào dữ liệu trên các dịch vụ cloud - đám mây bạn phải thực hiện việc đăng nhập để xác thực và cấp phép. Các bước thực hiện:
- Bước 1: Đăng nhập
Vào menu A-Tools -> Chọn dịch vụ trong nhóm "Cloud Store Service" (Dịch vụ lưu trữ đám mây).
+ "Google Drive with Google Sheets" để làm việc với Google Sheets;
+ "Open Excel file from OneDrive" để làm việc với Excel Online;
+ "Open Excel file from DropBox" để làm việc với DropBox.
Loại cloud nào bạn hãy dùng tài khoản loại đó, không phải tài khoản sử dụng A-Tools. Ví dụ tài khoản gmail của bạn là duytuan@gmail.com thì bạn dùng tài khoản này để đăng nhập cho dịch vụ Google Sheets.
Sau khi chọn menu "Google Drive with Google Sheets" sẽ xuất hiện màn hình "Đăng nhập" nếu bạn chưa đăng nhập. Nếu màn hình quản trị file chưa được đăng nhập sẽ có link "Đăng nhập" ở góc bên phải màn hình, bạn bấm vào đó sẽ xuất hiện màn hình "Authorise" dưới đây.
(Màn hình "Đăng nhập" khi mở Google Sheets - Google Drive)
(Màn hình "Đăng nhập" khi mở Excel Online - OneDrive)
Đăng nhập trên DropBox cũng tương tự như vậy.
Bạn hãy nhập tài khoản Google Drive, OneDrive, DropBox mà ở đó bạn muốn lấy dữ liệu. Như đã nói ở trên. A-Tools không biết thông tin về tài khoản của bạn. Đây là nguyên tắc bảo mật của Google, Microsoft hãy các hãng cung cấp dịch vụ cloud theo chính sách quyền riêng tư. Sau khi nhập user và password chọn "Next". Xuất hiện bước tiếp theo.
- Bước 2: Xác thực và cấp phép - Cấp quyền
Ở màn hình "Đăng nhập" bạn hãy tick chọn hoặc chọn hết (tick chọn "Select all") các dịch vụ mà Add-in A-Tools xin cấp. Nếu bạn không tick chọn dịch vụ nào thì A-Tools không thể thực hiện dịch vụ đó.
Cuối cùng chọn nút Continue/Next - Tiếp tục. Bạn sẽ nhận được yêu cầu xác thực trên điện thoại di động nếu bạn có cài đặt "Bảo mật 2 lớp" trong tài khoản của bạn.
Sau khi cấp phép và xác thực thành công bạn có thể thực hiện truy xuất dữ liệu của bạn trên dịch vụ đám mây mà bạn chọn, trong đó có việc bạn chạy hàm
BS_CLOUD.
(*) Lưu ý: Công việc đăng nhập để xác thực và cấp phép bạn chỉ phải làm một lần sau này bạn không phải thực hiện lại trừ khi bạn thực hiện "Đăng xuất" hoặc hết thời hạn hoạt động của token.
Các lệnh trên màn hình quản trị tập tin "Open File in cloud storage"
Nhấp chuột phải trên tập tin hay folder bạn muốn thực hiện lện. Menu hiện ra bạn có thể thực hiện các lệnh: Tạo thư mục, Xóa, Thay thế, Download, Upload,
Mở file trên website,...
Lưu ý để lấy File ID , nhấp chuột phải chọn :Copy Path/ID to the clipboard. Thông tin này bạn cần dùng cho hàm
BS_CLOUD để lấy dữ liệu về Excel.
Mở tập tin Excel, Google Sheets từ Google Drive, OneDrive, DropBox
Sau khi đăng nhập xong bạn sẽ có màn hình quản trị file trên dịch vụ cloud mà bạn chọn.
+ Nhấn nút "Open" đáy góc phải màn hình.
Bây giờ trên Excel bạn đã mở file trên Google Sheets hoặc Excel Online hay từ DropBox
Các thao tác chỉnh sửa dữ liệu trên Sheet sẽ đồng bộ ngay lên Google Sheets, Excel Online.
Nếu bạn chạy phần mềm, add-in chạy code VBA thay đổi dữ liệu trên bảng tính cũng được cập nhật ngay lên Google Sheets hay Excel Online.
Trên website và trên app mobile của Google hay Microsoft sẽ tự cập nhật.
Menu các lệnh đồng bộ dữ liệu và định dạng lên cloud
+ Chọn vùng cần cập nhập
+ Bấm chuột vào biểu tượng cloud bên phải màn hình sẽ xuất hiện menu để bạn thực hiện.
Các lệnh trên menu:
+
Save/Lưu: cho phép lưu toàn bộ file lên cloud. Bạn chỉ nên thực hiện lệnh này nếu chắc chắn muốn tập tin đang mở thay thế tập tin trên cloud.
+
Upload/Tải lên: cho phép tải tập tin đang mở lên khu vự lưu trữ nào đó trên cloud.
(*) Lưu ý:
- Nếu tập tin đang mở không phải mở từ cloud thì sẽ không có menu này, muốn tải lên/upload bạn vào menu A-Tools, trong nhóm "Cloud Sotrage Service" chọn lệnh "Upload".
- Nếu muốn đồng bộ dữ liệu từ Excel lên Google Sheets dạng real-time thì cần mở file này trên Google Drive bằng Google Sheets, sau đó vào menu File-> Save as Google Sheets.
- Với Excel Online của Microsoft không cần phải chuyển đổi gì.
+
Sync data when cells changed/
Đồng bộ dữ liệu khi ô thay đổi: nếu tick chọn (checked) thì dữ liệu thay đổi trên sheet sẽ được đồng bộ ngay lên cloud gọi là Real-Time. Nếu bỏ chọn thì không đồng bộ. Bạn có thể thực hiện lệnh đồng bộ muộn hơn.
+
Sync selection format/Đồng bộ định dạng: cho phép đồng bộ định dạng trong vùng chọn. Các định dạng gồm màu nền, màu chữ, đường viền, kiểu chữ mày chữ.
+
Sync selection data/Đồng bộ dữ liệu: cho phpes chỉ đồng bộ dữ liệu, các định dạng và thuộc tính khác bỏ qua. Bạn nên thực hiện lệnh này để đảm bảo tốc độ nhanh.
+
Sync selection data and format: cho phép động bộ cả định dạng và dữ liệu. Lệnh này động bộ tất cả nên tốc độ sẽ chậm hơn các lệnh đồng bộ khác.
+
Sync more.../Đồng bộ khác: cho phép đồng bộ đường viền, ô trộn, chèn, xóa cột và dòng.
(*) Lưu ý các lệnh trên Excel mà A-Tools không đồng bộ lên cloud là:
+
Reload/Mở lại từ cloud: cho phép bạn cập nhật lại dữ liệu từ cloud.
Hãy lưu ý trường hợp này:
- Nếu dữ liệu trên tập tin đang mở bạn đã thay đổi, bạn chưa đồng bộ lên cloud, lệnh này sẽ làm mất những dữ liệu bạn đã thêm vì vậy phải chắc chắn bạn đã đồng bộ trước khi thực hiện lệnh này;
- Nếu tập tin đang mở bạn cần cập nhật dữ liệu đã thay đổi bởi các thiết bị khác thì cần thực hiện lệnh này.
-
+
Copy info to clipboard: cho phép copy "File ID". Bạn cần làm việc này khi dùng hàm
BS_CLOUD vì nó là giá trị cần điền vào tham số hàm.