CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS

/ Thủ thuật Excel / Công cụ Data Validation trong Excel

Công cụ Data Validation trong Excel

Trong MS Excel có rất nhiều tiện ích để phục vụ cho các công việc tính toán và quản lý. Tuy nhiên để kiểm tra điều kiện nhập liệu và tùy chỉnh định dạng bảng tính theo điều kiện Excel có 2 công cụ dùng để rất tiện lợi cho công tác xử lý dữ liệu là Data Validation và Conditional Formatting.

Khi xây dựng bất cứ bảng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn bạn sẽ cần những vùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất định nào đó. Dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài nhất định. Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp chúng ta nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu.

Dưới đây là một số chức năng cơ bản nằm trong khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty cổ phần Bluesofts. Để trả nghiêm chuyên sâu hơn về các chức năng này, các bạn tham khảo tại khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty.

1-(2).jpg

Tại cột NUMBER là giá trị nhập vào phải là kiểu số, và chỉ được nhập từ 1 tới 10, để làm được như thế chúng ta làm như sau:

Bước 1. Chúng ta bôi đen vùng dữ liệu -> vào thẻ DATA -> DATA VALIDATION

2-(2).jpg

Tại thẻ setting chúng ta làm như sau:

Phần Allow chúng ta chọn Whole number, là chọn kiểu hiễn thị cho vùng dữ liệu là kiểu số.

Trong Data là giới hạn giữ liệu mình cần hiễn thị, ví dụ between chính là trong khoảng.

Minimum là giá trị nhỏ nhất, bắt đầu từ bao nhiêu

Maximum là giá trị lớn nhất mà bạn có thể nhập.

3-(1).jpg

Tại thẻ Input Message chính là thông báo mà khi chúng di chuột vào vùng dữ liệu để đọc.

Title chính là tiêu đề cho thông báo, input message chính là nội dung của thông báo.

4-(1).jpg

Phần Error Alert chính là phần thông báo hiễn thị khi chúng ta nhập sai. Style chính là định dạng cho thông báo, Stop là dừng lại và phải nhập lại cùng một số tính năng khác. Title là tiêu đề thông báo, Error message là nội dung thông báo, xong chúng ta chọn ok để nhận kết quả.

5-(1).jpg

Cột DATE là định dạng kiểu ngày, chỉ được nhập ngày nào, khoảng thời gian nào..., ở đây là được nhập tất cả các ngày trừ ngày hôm nay.

6-(1).jpg

Tương tự cho cột LIST chỉ được nhập trong vùng chứa danh sách đã thiết lập sẵn, tại Allow chon List và chúng ta nhập 1 danh sách cách nhau bỏi dấu phẩy, tùy vào định dạng có máy dùng dấu chấm phẩy nhé.

7-(2).jpg