Nói về quản lý kho thì có nhiều loại hình từ đơn giản đến phức tạp, khả năng quản lý mức nào thì vận dụng ở mức đó, tấc nhiên nếu bạn có hiểu biết về quản lý và trình độ thực hiện thì bạn sẽ cần quản lý chi tiết đến tổng thể, mọi khía cạnh ngõ cách của luồng di chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho... Phần lớn các bạn sinh viên mới ra trường hoặc ai mới được phân công vào công việc quản lý kho thì ban đầu chỉ nghĩ đến "Tìm file Excel xuất nhập tồn" với đáp ứng đơn giản nhập rồi xuất, chỉ quản lý số lượng, theo kho. Đây là mức đáp ứng tối thiểu của quản lý xuất nhập tồn mà thôi.
Trong quan quản lý kho có nhiều công việc đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ và chi tiết như:
+ Xuất nhập đa đơn vị tính: nhập vào kho là két, thùng, bao nhưng khi xuất có thể xuất theo chai, lọ, cái nhưng khi tạo báo cáo có thể tùy biến quy đổi về đơn vị đo nào đó. Nếu bạn làm Excel hãy thử nghĩ xem công thức ghì làm được như vậy? Xin gợi ý bạn đừng vội nghĩ đến công thức mà phải dành nhiều thời gian tổ chức hệ thống các table/sheet ghi chép cho khoa học đã.
+ Quản lý theo từng kho, từng khu vực - location, tưng lô/package
+ Quản lý hạn sử dụng.
+ Quản lý hàng xuất theo khách hàng, nhân viên giao hàng
+ Quản lý nguyên vật liệu xuất cho đơn hàng sản xuất
...
Còn rất nhiều yêu cầu nữa mình chưa nêu ra. Những cái nêu trên phần lớn có liên quan đến một nghiệp vụ CỰC KỲ QUAN TRỌNG đó là TÍNH GIÁ XUẤT KHO. Tinh giá xuất kho có thể áp dụng các phương pháp Trung bình liên hoàn/Di động, FIFO, LIFO, Đích danh. (Trên youtube mình có chia sẻ cách tạo file Excel FIFO các bạn có thể tìm theo từ khóa "Nguyễn Duy Tuân FIFO". Một số bạn làm Excel để đơn giản hóa thì làm trung bình cuối kỳ tuy nhiên cách này không đáp ứng yêu cầu quản lý theo thời điểm.
(*) Khi tính giá xuất kho, làm thể nào để đảm bảo các yếu tố dưới đây:
1. Tính theo kho. Một mã vật liệu có ở nhiều kho
2. Tinh theo khu vực - Location. Kho kho chia các khu vực đặt nguyên vật liệu phục vu jquy trình sản xuất, lắp ráp,...
3. Chính xác tuyệt đối theo mỗi phương pháp tính giá.
4. Tốc độ tính toán nhanh. Đây là yêu cầu rất khó với ai làm Excel. Bởi vì cách làm hàm Excel hiện nay tốc độ không nhanh với dữ liệu nhiều, có quan hệ.
5. Đảm bảo hệ thống chạy nhanh khi dữ liệu nhiều. Trong thực tế mà tôi tư vấn và triển khai cho các khách hàng thì họ có một đến vài chục kho, có thể chia cả "kho ảo" để phù hợp logic quản lý. Dữ liệu nhập + xuất trong một năm có thể vài triệu dòng, số lượng mã hàng và vật tư trong danh mục vài ngàn. Với thực tế này thì Excel của chúng ta nằm im rồi.
Trên là mình chia sẻ về thực tế trong quản lý kho với yêu cầu quản lý cao. Để làm được tất cả các việc trên tôi không thể làm trên file Excel được vì nó không thể đáp ứng 100% yêu cầu mà tôi liệt kê trên vì vậy tôi và Bluesofts đã lập trình Phần-mềm Quản-lý Kho BS Silver đáp ứng tất cả các yêu cầu trên và nhiều yêu cầu quản trị cao cấp khác. Một trong những ưu việt nổi bật mà phần mềm này có là: Tốc độ rất nhanh dù dữ liệu lớn, thực hiện tính giá xuất kho với các phương pháp, phân quyền chi tiết ai được làm gì, xem gì, chạy mạng LAN, internet. Cho phép thực hiện lệnh tính lại giá xuất kho cho toàn bộ danh mục hàng hay tùy chọn, từ bất kể thời điểm nào -> Đây là yêu cầu thực tế khi dữ liệu lớn, có các phiếu, chứng từ nhập xuất xóa, sửa làm thay đổi số lượng và giá nhập vào, xuất đi, điều chuyển,...
(*) Download dùng thử Phần mềm quản lý kho BS Silver. Phần mềm viết bằng Delphi với CSDL là MySQL):
Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver
Dưới đây là một số hình ảnh liên quan chức năng tính giá xuất kho từ phần mềm kho BS Silver