Để tổ chức một kỳ đại hội cổ đông chuyên nghiệp, lãnh đạo công ty phải có tầm nhìn. Hội đồng quản trị và ban điều hành phải có sự thống nhất một số quan điểm để nhà đầu tư yên tâm gửi gắm đồng vốn của họ trong tình cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay.
Những năm trước, nền kinh tế phát triển, hiệu quả kinh doanh của các công ty niêm yết cao đã khiến nhà đầu tư dễ dàng cho qua những sai sót trong công tác tổ chức các kỳ họp đại hội đồng cổ đông.
Nhưng trong bối cảnh kinh tế “nóng, lạnh” thất thường như năm 2008, hàng loạt công ty niêm yết thua lỗ, một số khác có lời nhưng hiệu quả kinh doanh không đạt kế hoạch đã đề ra, nếu doanh nghiệp có những sơ suất như chậm báo cáo thông tin, tài chính không được công khai, minh bạch sẽ dễ dẫn đến phản ứng của một số nhà đầu tư. Chuyện lộn xộn trong kỳ đại hội là điều khó tránh khỏi.
Ngoài ra, sự thiếu hiểu biết của một số ít nhà đầu tư về một lĩnh vực nào đó, nếu chủ tọa không khéo léo giải thích một cách thỏa đáng cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm đại hội thêm căng thẳng, phải tiến hành lại đại hội.
Điều này không chỉ làm tốn kém chi phí, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, đến thương hiệu, mà nhà đầu tư, cán bộ công nhân viên cũng bị vạ lây.
Do vậy, tại các kỳ họp với cổ đông, vai trò của chủ tọa là rất quan trọng trong việc điều phối, giải quyết mọi diễn biến trong suốt buổi họp, hòa hợp được ý kiến của ban lãnh đạo, hội đồng quản trị công ty và các cổ đông. Đồng thời phải dung hòa được các mối quan hệ, dung hòa giữa lợi ích của công ty và cổ đông nhỏ lẻ.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp niêm yết, các chủ tọa thường chỉ giỏi trong lĩnh vực chuyên môn, sản xuất kinh doanh, trong khi khả năng hùng biện trước đám đông bị hạn chế. Bên cạnh đó, bộ phận tư vấn tham mưu tại các doanh nghiệp còn thiếu chuyên nghiệp trong việc tổ chức một kỳ đại hội.
Không phải ai cũng dám thẳng thắn thừa nhận sai lầm đầu tư của mình và không phải ai cũng có đầu óc tổ chức, khả năng hùng biện như trong cuộc họp mới đây của REE với các cổ đông. Sự khéo léo của chủ tịch hội đồng quản trị trong việc công khai thừa nhận sai lầm trong đầu tư tài chính và báo cáo cho cổ đông nắm rõ tình hình kế hoạch sản xuất kinh doanh, ít nhiều cũng đã tạo sự đồng cảm của nhà đầu tư và phần nào lấy lại niềm tin của họ, đồng thời cũng là giải pháp giảm bớt được áp lực cho ban quản trị REE trong kỳ đại hội sắp tới.
Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay do quá trình chuẩn bị đại hội một cách cập rập, khâu tổ chức không được chuẩn bị kỹ, sát ngày diễn ra đại hội mới gửi thư mời cho cổ đông, dẫn đến việc thư mời bị thất lạc, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhà đầu tư. Do không có được thông tin một cách đầy đủ, dẫn đến trong cuộc họp, nhiều cổ đông có những ý kiến thắc mắc không đi vào trọng tâm.
Do vậy, câu hỏi được đặt ra trong mùa đại hội cổ đông (ĐHCĐ) năm nay là các công ty niêm yết chuẩn bị như thế nào để kỳ đại hội diễn ra một cách trọn vẹn, làm sao dung hòa được các mối quan hệ, lợi ích của các cổ đông và ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Theo một số chuyên gia trong lĩnh vực quản trị, để tổ chức một kỳ ĐHCĐ chuyên nghiệp, lãnh đạo công ty phải có tầm nhìn. Hội đồng quản trị và ban điều hành phải có sự thống nhất một số quan điểm để nhà đầu tư yên tâm gửi gắm đồng vốn của họ trong tình cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay.
Đối với báo cáo tài chính, nên chăng doanh nghiệp gửi tài liệu tham khảo cho cổ đông, ít nhất trước hai tuần, tránh tình trạng khi vào cuộc họp rồi mới đưa tài liệu... Nhà đầu tư không phải các chuyên gia tài chính, chứng khoán để có thể hiểu rõ mớ tài liệu trong vài tiếng diễn ra cuộc họp.
Để tổ chức thành công một kỳ ĐHCĐ, các công ty cần lập một bộ phận chuyên trách, giúp ban điều hành dự trù tất cả các tình huống xảy ra, hạn chế được sự căng thẳng không đáng có trong đại hội.
Hoặc ban quản trị các công ty phải dự đoán trước được những tình huống có thể xảy ra trong đại hội, thông qua các câu hỏi và báo cáo kết quả kinh doanh được chuẩn bị sẵn đính kèm theo thư mời họp gửi trước cho cổ đông. Hoặc công bố thông tin một cách đầy đủ trên trang web công ty, công ty chứng khoán, ủy ban chứng khoán... để cổ đông có đầy đủ các thông tin về tình hình kinh doanh, tình hình quản trị doanh nghiệp. Từ đó cổ đông có cơ hội đóng góp ý kiến cũng như chất vấn hội đồng quản trị và ban điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Đối với cổ đông, khi doanh nghiệp có được sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đoàn kết trong nội bộ, có một chiến lược phát triển rõ ràng, thì nhà đầu tư sẽ giữ vững niềm tin với sự chọn lựa của mình.