Trong Excel việc tạo công thức để lấy tài khoản chữ "T" là rất khó khăn, đòi hỏi phải có kỹ năng cao, tuy nhiên kết quả làm khó mà được như ý muốn. Với hàm BS_T_ACCOUNT trong Add-in A-Tools cho phép bạn tạo tài khoản chữ "T" một cách dễ dàng, nhanh và linh động.
Cấu trúc
BS_T_ACCOUNT(Account, DebitAccountArray, CreditAccountArray, AmountArray, [IndexArray], [Options])
Các tham số:
- Account: là mã tài khoản cần tạo chữ "T", có thể dùng "152*" để lấy các tài khoản con, hoặc mảng tài khoản {1521,1522,1523} để tạo cho nhóm tài khoản (nếu mã tài khoản dạng TEXT thì bao chúng trong nháy kép: "Mã TK").
2. DebitAccountArray: là vùng hoặc mảng tài khoản Nợ
3. CreditAccountArray: là vùng hoặc mảng tài khoản Có
4. AmountArray: là vùng hoặc mảng số tiền
5. IndexArray: có thể bỏ qua. Là vùng hoặc mảng chứa mã của giao dịch. Nếu bỏ qua, A-Tools sẽ lấy mã tài khoản đối ứng để mô tả số tiền.
6. Options: có thể bỏ qua. là tùy chọn cho hàm, bạn có thể bỏ qua. Tham số này được dùng giống như với hàm BS_SQL, BS_VLOOKUP. Tức là cho phép "INSERT=YES" để co giãn bảng (ngầm định) hoặc "INSERT=NO".
Có thể dùng hàm để nhóm số tiền của các tài khoản, cách khai báo: "FUNC=TENHAM" (ngầm định FUNC=SUM.
(*) TENHAM có thể là: SUM (ngầm định), COUNT, MIN, MAX, NO
(*) Nếu TENHAM là NO thì hàm BS_T_ACCOUNT sẽ liệt kê chi tiết giao dịch theo từng dòng.
.jpg.aspx?width=700&height=398)
Hướng dẫn sử dụng
Giả thiết bạn có sheet "NKC" có dữ liệu kế toán theo cấu trúc cột như sau.
Cấu trúc của tài khoản chữ "T"
Bạn cần tạo 4 cột để nhận các thông tin: Tài khoản Có đối ứng, Số tiền PS/Dư Nợ, Số tiền PS/Dư Có, Tài khoản Nợ đối ứng. Bạn thiết kế theo mẫu dưới đây:
Theo cấu trúc trên ta cần làm:
Nhập mã tài khoản cho tài khoản chữ "T"
+ Dòng 4, cột A ta nhập mã tài khoản, chú ý hãy định dạng về TEXT trước khi nhập vì mã tài khoản là giá trị văn bản.
Công thức số dư đầu tài khoản
+ Dòng 5, cột B ta nhập công thức lấy số dư đầu bên Nợ. Bạn hãy dùng hàm VLOOKUP để tìm theo mã tài khoản trong bảng số dư đầu TK hoặc bảng cân đối phát sinh.
+ Dòng 5, cột C ta nhập công thức lấy số dư đầu bên Có. Các làm giống lấy số dư bên Nợ.
Công thức lấy mảng giá trị các tài khoản và số tiền phát sinh
+ Dòng 6, cột A ta nhập công thức với hàm BS_T_ACCOUNT như sau:
=BS_T_ACCOUNT(A4; NKC!$D$6:$D$136; NKC!$F$6:$F$136; NKC!$H$6:$H$136 ; ; "FUNC=NO")
Giải thích công thức:
A4: là ô chứa mã tài khoản NKC!$D$6:$D$136: là vùng tài khoản Nợ bên NKC NKC!$F$6:$F$136: là vùng tài khoản Có bên NKC NKC!$H$6:$H$136: là vùng số tiền bên NKC
Tham số thứ 5 bỏ qua để A-Tools lấy mã TK đối ứng
"FUNC=NO" để hàm BS_T_ACCOUNT lấy số tiền chi tiết. Nếu tham số này không nhập thì hàm sẽ lấy tổng hợp số tiền theo mỗi cặp đối ứng.
Sau khi nhập công thức xong bạn sẽ nhận được một mảng dữ liệu điền vào 4 cột của tài khoản chữ "T". Theo hình phía trên là từ dòng 6 -> 19. Bạn hãy cách ra một dòng trống (tức là bỏ qua dòng 20), tạo công thức "Cộng PS:" ở dòng 21.
Nhập công thức tính tổng phát sinh
Cột B, dòng 21:
=SUM(B6:B20)
Cột C, dòng 21 nhập công thức
=SUM(C6:C20)
Cột D, dòng 22 nhập công thức =MAX(B5-C5+B21-C21;0)
Cột C, dòng 22 nhập công thức
=-MIN(B5-C5+B21-C21;0)
Video hướng dẫn chi tiết
Toàn bộ hướng dẫn trên tôi làm video hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ vận dụng.
Video hướng dẫn tạo tài khoản chữ "T" tổng hợp phát sinh theo từng tài khoản đối ứng
Để thực hành bạn mở file tại "
C:\A-Tools\HELP & DEMOS\BS_T_ACCOUNT - Tao tai khoan chu T trong ke toan - T Account in accounting.xls"
Nếu bạn cần nâng cao kiến thức về làm công thức trong Excel cho kế toán, ngân hàng, kho vận,...hãy tham khỏa
khóa học Excel nâng cao cho người đi làm tại đây.