You are here:: Kiến thức Excel Những nguyên nhân dẫn đến file Excel chậm
 
 

Những nguyên nhân dẫn đến file Excel chậm

Rất nhiều người dùng excel, thực hiện công việc trên Excel, lưu trữ  và tính toán trên Excel của mình gặp phải tính huống file Excel khi nhập liệu và sử dụng đều rất chậm

Một file excel có tốc độ nhập liệu chậm (khi nhập liệu con chuột sẽ quay tít) gây ra rất nhiều phiền toái và bức xúc cho người dùng như mất nhiều thời gian nhập liệu, cắt nhỏ thành nhiều file để tăng tốc độ rồi mất thời gian để gộp file, file excel đang dùng bị tắt đột ngột, mất dữ liệu…Đa số người dùng đều nghĩ là do nhiều dữ liệu, nhiều sheets nhưng 90% là nghĩ sai. Thật bất ngờ, 90% nguyên nhân là do công thức Excel. Cụ thể như sau:

-          Có quá nhiều công thức thừa. Ví dụ: Chúng ta hiện có 100 dòng có dữ liệu nhưng chúng ta làm công thức thừa tận đến 1000 dòng. Khi chúng ta nhập liệu thì thay vì công thức sẽ chạy 100 dòng thì cong thức sẽ phải chạy cho 1000 dòng. Khi chúng ta có 10 Sheet báo cáo, Mỗi sheet trung bình có 100 dòng và 5 cột có công thức thì chúng ta sẽ có 10*100*10=10,000 công thức phải chạy khi cập nhật 1 dữ liệu bất kỳ.

-          Dùng quá nhiều hàm tìm kiếm (VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, OFFSET). Bản chất của hàm tìm kiếm là chạy từng dòng để tìm kiếm dữ liệu. Giả sử chúng ta có 1 sheet dữ liệu nguồn gồm 100 dòng và 1 sheet báo cáo gồm 100 dòng và 5 cột có công thức tìm kiếm. Khi dùng hàm tìm kiếm thì Excel sẽ quét từng dòng, mỗi dòng quét sẽ tương ứng với 1 phép tính. Như vậy để trả về 1 kết quả thì Excel sẽ quét 100*100*5=50,000 phép tính.

-          Có quá nhiều cột phụ, bảng phụ trung gian để tính toán ra kết quả cuối cùng. Và cũng như 2 trường hợp trên, bảng phụ, cột phụ thì đều chứa công thức

-          Link ngoài hoặc link chết: Khi file Excel có công thức được lấy từ link ngoài thì khi công thức chạy thì sẽ chạy cả phép tính ở Link ngoài nếu có. Nếu link ngoài không tồn tại thì Excel sẽ phải tìm và trả ra kết quả không tồn tại

Để giải quyết được vấn đề này thì sẽ phải phụ thuộc vào năng lực từng người như: Sử dụng hàm có phương pháp, tư duy tối ưu khi lập công thức, dùng công thức mảng, dùng lập trình VBA trong Excel…