You are here:: Kiến thức Excel Những nguyên nhân dẫn đến file excel nặng
 
 

Những nguyên nhân dẫn đến file excel nặng

Rất nhiều người dùng excel, thực hiện công việc trên Excel, lưu trữ file Excel của mình gặp phải tính huống file Excel có dung lượng tăng lên đột biến….

Một file Excel nặng, có dung lượng lớn thì gây ra rất nhiều phiền toái như: Khó khăn trong copy, lưu trữ, khó chuyển, gửi file cho người khác qua email, dropbox, skype, zalo…và thậm trí người dùng Excel còn lo lắng sợ mất dữ liệu, lỗi và mở chậm khi file excel có dung lượng quá lớn.

Vậy nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng file excel có dung lượng lớn dẫn đến nặng file Excel? Đa số mọi người đều nghĩ là do nhiều dữ liệu. Nhưng thật bất ngờ, 90% nguyên nhân dẫn đến nặng file Excel là do người dùng chưa quản trị tốt dữ liệu trên Excel. Cụ thể như sau:

-          Lưu dạng đuôi .xls. Khi lưu file ở dạng .xlsx thì file excel sẽ có độ nén cao hơn rất nhiều so với đuôi .xls. Có những trường hợp hi hữu lưu file ở dạng .xls lại có dung lượng nhỏ hơn lưu ở dạng .xlsx, vậy nguyên nhân tiếp theo là gì?

-          Định dạng thừa quá nhiều!. Chúng ta hãy nhớ rằng, tất cả những gì chúng ta thao tác, định dạng, tô màu, đường viền…đều được Excel lưu lại cho chúng ta. Chúng ta định dạng khác nhau quá nhiều trên 1 bảng tính thì Excel sẽ càng bỏ ra nhiều bộ nhớ để lưu trữ những gì bạn định dạng. Điển hình là người dùng thường hay chọn cả dòng hoặc cả cột để định dạng dẫn đến dung lượng file tăng chóng mặt!

-          COPY PASTE! Chúng ta thực hiện thao tác này chỉ đơn giản bằng 2 tổ hợp phím quen thuộc là Ctrl + C và Ctrl + V. Nhưng khi chúng ta thực hiện như thế này thì EXCEL sẽ hiểu là chúng ta muốn COPY và PASTE tất cả vào bảng tính đích. Khi đó cả định dạng, biểu thức, cấu trúc, format…đều được copy sang. Đến đây các bạn hãy tìm hiểu kỹ thuật Paste Special.

Thực tế thì còn nhiều nguyên nhân phụ dẫn đến dung lượng file excel tăng cao như liên kết ngoài, hình ảnh…đưa vào file đều làm file excel nặng.

Đến đây bạn hãy cải tổ file Excel của bạn để giảm dung lượng và giúp file excel nhẹ hơn, đỡ nguy hiểm hơn nhé.