You are here:: Hướng dẫn A-Tools Chức năng máy chủ (Excel Server)
 
 

Chức năng máy chủ (Excel Server)

Khởi tạo máy chủ
Từ menu A-Tools, bấm chọn chức năng "Tạo máy chủ"


+ Tên máy chủ: những máy khách (clients) kết nối tới máy tính này phải sử dụng tên hoặc địa chỉ IP để kết nối.
+ Tên người dùng: tên hệ thống cung cấp ban đầu là "admin". Sau khi truy cập vào bằng tên này, người dùng có thể tạo lại danh sách các tên được truy cập.
+ Mật khẩu: với tên "admin" thì mật khẩu để trống.
Chỉ những người có tên truy cập (tài khoản) và mật khẩu thì mới chạy được chức năng máy chủ và máy khách (Excel Network: Excel Server; Excel Client).
Mở các file Excel (cơ sở dữ liệu) được chia sẻ
Từ menu A-Tools, chạy chức năng "Quản trị máy chủ". Khi màn hình hiện ra, từ cửa sổ bên trái hãy chọn mục "Cơ sở dữ liệu", màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị cơ sở dữ liệu.


Việc máy chủ chia sẻ dữ liệu trong mạng bắt đầu từ việc tạo danh sách các tệp dữ liệu Excel.
+ Thêm: thêm tệp CSDL Excel vào danh sách quản trị của máy chủ
+ Gỡ bỏ: gỡ bỏ tệp CSDL khỏi danh sách quản trị của máy chủ
+ C&A: nếu được chọn các vùng dữ liệu trong CSDL này sẽ được quản lý theo quy tắc quản trị báo cáo - "Checking and Approval"/ Chấp nhận và Phê chuẩn.
+ Xem: nếu được chọn, CSDL (workbook) này sẽ được nhìn thấy trong máy chủ, trường hợp khác nó bị ẩn.
+ Tùy chọn xem: cho phép xem các CSDL ở các trạng thái: đang hoạt động; không hoạt động; tất cả.
+ K. hoạt động: viết tăt của từ "Không hoạt động". Nếu tệp CSDL được chọn thì các máy tính trong mạng không thể kết nối vào CSDL này được, trừ khi được cấp quyền từ máy chủ. Các vùng dữ liệu trong màn hình phân quyền sẽ bị ẩn nếu CSDL của nó bị chọn "K. hoạt động".

Các vùng dữ liệu CẦN ĐỊNH DẠNG trước khi chia sẻ trong mạng
A-Tools tự động cập nhật định dạng giá trị: số học, tiền, tỷ lệ %, ngày, Custom Format. Tuy nhiên, định dạng kiểu giá trị trong Excel là rất phong phú. Để đảm bảo sự thống nhất cao về định dạng giá trị giữa máy chủ và máy khách, người dùng nên định dạng giá trị trong các vùng dữ liệu theo mỗi đặc trưng riêng của kiểu giá trị.

Dữ liệu của máy chủ sau khi được định dạng cấu trúc bảng tính, kiểu giá trị, màu nền, màu chữ, font chữ, kẻ viền,... thì mới cho các máy khách kết nối vào.
Nhiệm vụ chính của máy khách là kết nối, xem và nhập giá trị. Việc định dạng sẽ không tự động gửi lên máy chủ, chỉ có kiểu giá trị thì tự động được định dạng tuy nhiên người dùng hãy nên tự định dạng kiểu giá trị trước trên máy chủ.
Nếu định dạng từ máy khách, muốn cập nhật lên máy chủ thì phải làm như sau:
+ Chọn vùng dữ liệu cần gửi định dạng lên máy chủ
+ Nếu Excel 2003: vào menu A-Tools, chọn "Kết nối mạng"->"Cập nhật định dạng"
+ Nếu Excel 2007: vào menu A-Tools, chọn "Cập nhật dữ liệu"->"Cập nhật định dạng"
Tham khảo phần Các chức năng hỗ trợ soạn thảo và cập nhật dữ liệu lên máy chủ
Tạo các vùng dữ liệu được chia sẻ trong mạng
Trong màn hình "Quản trị máy chủ", từ cửa sổ bên trái hãy chọn tên tệp dữ liệu, tên bảng tính (worksheet), màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng "Vùng cho phép kết nối".

Các máy khách (clients) được cấp quyền sẽ mở những vùng dữ liệu này để soạn thảo.
+ Thêm: thêm mới một bảng tính hay một vùng dữ liệu.
+ Gỡ bỏ: gỡ bỏ vùng dữ liệu khỏi danh sách chia sẻ.
+ Tên vùng: vùng dữ liệu được đặt tên bởi người dùng.
+ Địa chỉ: địa chỉ vùng trong bảng tính, trong phạm vi này người dùng có thể soạn thảo.
+ Số người kết nối: chỉ ra số người được kết nối tối đa vào vùng dữ liệu này. Giá trị -1 là không giới hạn số người kết nối.
+ Số người đã kết nối: A-Tools đếm số người đang kết nối vào vùng dữ liệu.
+ Tham chiếu: nếu được chọn, các công thức trong vùng này được liên kết tới các vùng dữ liệu ở các sheet khác trong workbook của nó.
+ Xác nhận: nếu được chọn, vùng dữ liệu sẽ không sửa được, không in được. Nếu không chọn vùng dữ liệu được sửa. Nguyên tắc này được thược hiện nếu CSDL của nó được chọn "C&A" - "Checking and Approval" /Chấp nhận và Phê chuẩn. Trường thông tin này cho phép người dùng từ các máy khách xác lập nếu được cấp quyền.
+ Phê chuẩn: nếu được chọn và "Xác nhận" cũng được chọn thì vùng dữ liệu sẽ không sửa được và được phép in. Nếu không chọn vùng dữ liệu không được in. Nguyên tắc này được thược hiện nếu CSDL của nó được chọn "C&A" - "Checking and Approval" /Chấp nhận và Phê chuẩn. Trường thông tin này cho phép người dùng từ các máy khách xác lập nếu được cấp quyền.
+ K. hoạt động: nếu được chọn, vùng này bị khóa và không cho phép người dùng kết nối tới nó.
Xây dựng danh sách các nhóm, người dùng được kết nối tới máy chủ
Trong màn hình "Quản trị máy chủ", từ cửa sổ bên trái chọn "Nhóm và Người dùng", màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị nhóm và người dùng.

Chức năng này cho phép người dùng tạo nhóm và người dùng. Chỉ người nào có tên truy cập và mật khẩu mới có thể khởi tạo máy chủ hoặc kết nối tới máy chủ.
+ K. hoạt động: nếu được chọn, tên truy cập này sẽ không được phép kết nối tới máy chủ.
Các tên người dùng có màu xanh, đỏ và được chọn "Đã kết nối" có nghĩa là đã chúng đang kết nối tới máy chủ.


Thiết lập các quyền cho Nhóm người dùng
Trong màn hình "Quản trị máy chủ", từ cửa sổ bên trái chọn "Thiết lập quyền sử dụng", màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng phân quyền.
A-Tools thực hiện việc phân quyền theo nhóm, những người trong nhóm đó sẽ có các quyền như nhau.

+ Chỉ đọc: nếu chọn, nhóm chỉ xem, không soạn thảo được trong vùng dữ liệu đó
+ Định dạng: nếu chọn, nhóm sẽ được phép chạy lệnh định dạng vùng tới máy chủ
+ Xem tất cả: nếu chọn, nhóm sẽ được xem những thay đổi ngoài vùng xác định trong cột địa chỉ.
+ Xác nhận: nếu chọn, nhóm sẽ được chạy chức năng "Xác nhận" để quản trị báo cáo. Chức năng này chỉ có hiệu lực nếu CSDL của vùng dữ liệu này được chọn "C&A".
+ Phê chuẩn: nếu chọn, nhóm sẽ được chạy chức năng "Phê chuẩn" để quản trị báo cáo. Chức năng này chỉ có hiệu lực nếu CSDL của vùng dữ liệu này được chọn "C&A".
Khi người dùng từ máy khách, mở các vùng dữ liệu được cấp quyền "Xác nhận", "Phê chuẩn" thì bên máy khách sẽ có các nút chọn "Xác nhận", "Phê chuẩn" ở dưới đáy màn hình.
+ Lọc theo: lọc các vùng dữ liệu để phân quyền nhanh theo các dạng.
Tất cả: hiện ra tất cả các vùng dữ liệu.
Vùng loại Workbook: chỉ hiện ra các vùng kiểu workbook (cả file)
Nếu chọn một workbook (file) nào thì sẽ lọc các vùng dữ liệu thuộc workbook đó.
Các vùng hiện ra còn theo cơ chế xem: All/Active/Inactive của "Server Manager".
Chức năng này cho phép lọc dữ liệu nhanh, thao tác phân quyền cho các workbook, cho các nhóm nhanh và thuận tiện.

 

 

Mỗi nhóm tuỳ vào chức trách riêng sẽ được cấp phát những quyền can thiệp công việc ở các mức độ khác nhau.

Quản trị danh sách người dùng kết nối
Trong màn hình "Quản trị máy chủ", từ cửa sổ bên trái chọn "Danh sách người dùng kết nối", màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị người dùng kết nối.
Từ danh sách này, máy chủ có thể không hoặc cho phép người đang kết nối tiếp tục can thiệp vào máy chủ. Cho phép những người dùng chat với nhau.


Sao lưu dữ liệu

 

Chọn nút "Sao lưu..." để mở chức năng "Sao lưu CSDL"

TÙY CHỌN
+ Sao lưu thư mục con của tệp tin: nếu chọn, A-Tools sẽ tạo thư mục con của CSDL được sao lưu.
+ Sao lưu Vùng & Quyền: nếu chọn, A-Tools sẽ sao lưu tất cả các vùng dữ liệu chia sẻ và các quyền của nó.
+ Các tệp tin sao lưu đặt "K. hoạt động": nếu chọn, A-Tools sẽ thiết lập CSDL sao lưu về trạng thái "K. hoạt động". Chức năng này chỉ được thực hiện nếu cả mục "Sao lưu Vùng & Quyền" được chọn.
+ Tên tệp tin mới: tên database sau khi được copy (file mới) được đặt tên theo mẫu. A-Tools tự đặt mẫu yyyy-mm-dd [FILENAME]. [FILENAME] là khai báo bắt buộc của A-Tools người dùng không được xóa, sửa.
Để thực hiện việc sao lưu, người dùng chọn nút "Back up". Khi màn hình "Browse For Folder" xuất hiện, người dùng chọn địa chỉ lưu trữ các CSDL sao lưu.

 

Sau khi nhấn nút "Chấp nhận" kết quả sao lưu được hiển thị như màn hình dưới đây:

 


Thay đổi chế độ xem CSDL và quyền

Máy chủ quản trị các tệp CSDL với các trạng thái: "K. hoạt động", "Hoạt động". Nếu muốn hiện hết thì chọn "Tất cả". Khi người dùng chọn "K. hoạt động" thì của sổ "Cơ sở dữ liệu" và "Thiết lập quyền sử dụng" sẽ chỉ hiện dữ liệu là "K. hoạt động", tương tự với việc chọn "Hoạt động".
"Tạm dừng" và "Tiếp tục" chạy máy chủ
Trong một số tính huống như cần bảo trì máy chủ, thiết lập máy chủ thì cần cho máy chủ tạm ngừng. Để thực hiện việc này, trong màn hình "Quản trị máy chủ", người dùng nhấn nút "Tạm dừng". Ngay sau khi nút "Tạm dừng" được chọn, tên của nó (label) được đổi thành "Tiếp tục".
Khi nút "Tạm dừng" được chọn, máy chủ sẽ không cho bất kỳ yêu cầu kết nối nào từ phía máy khách: Đăng nhập; Mở vùng dữ liệu. Máy khách vẫn có thể thực hiện công việc soạn thảo bình thường nhưng chưa cập nhật ngay, máy chủ lưu tạm thời trong bộ nhớ, chỉ sau khi người dùng chọn "Tiếp tục" trên màn hình "Quản trị máy chủ" trên máy chủ thì dữ liệu được cập lật vào ngay lập tức vào CSDL.

 

 

Ngắt kết nối CSDL

Khi một CSDL được các máy khách kết nối tới, trên màn hình "Quản trị CSDL" của server sẽ hiện nhữ màu xanh, người dùng chọn file này và nhấn nút "Ngắt kết nối" thì A-Tools sẽ ngắt kết nối tới tất cả các máy khách.
Chức năng này cần thực hiện khi người dùng cần thay đổi thiết lập cho CSDL này trong máy chủ và không muốn các máy khách truy xuất vào khi nó đang thiết lập.
Chức năng này thường được thực hiện cùng với chức năng "Tạm dừng".
Tắt máy chủ
Từ menu A-Tools, chọn "Tắt máy chủ".

Lưu ý: người dùng chỉ có thể đóng các tệp dữ liệu sau khi đã tắt máy chủ.